Assalamualaikum
wr.wb
Buat
agan dan sista kali ini ane mau share tentang mail marge.
Selamat
membaca..
Mail
merge ini sangat membantu ketika kita ingin membuat undangan dengan banyak nama
penerima yang harus dicetak. Kalau dengan cara manual, masing-masing nama
penerima kita ketik satu per satu. Jika nama penerimanya hanya sampe 10-15
penerima, mungkin kita masih mau dengan cara manual, tapi kalau penerimanya
sampe 100an, kita akan mikir berkali-kali.
Dengan
mail merge kita tinggal mengetik daftar penerima atau nama beserta alamat di
ms. Excel kemudian kita atur pada undangan di ms. Word untuk secara otomatis me-load
nama beserta alamatnya tersebut. Ini langkah-langkahnya :
Untuk membuat mail merge itu di
butuhkan 2 data File pertama merupakan dokumen utama (biasa
disebut dengan dokumen master), berisi surat yang akan dikirim. File
kedua merupakan sumber data , berisi data alamat yang akan dikirim
surat. Data source dapat dibuat melalui Microsoft Word menggunakan fasilitas
Table, menggunakan Microsoft Excel, dan Microsoft Access.
Untuk
membuat mail merge itu ada 2 dokumen, yaitu:
1. Dokumen
Master, dokumen ini isinya sama untuk semua penerima. Misalnya itu kita mau
bikin surat undangan rapat untuk semua anggota nah suratnya ini di sebut
dokumen master.
2. Data
Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima,
misalnya nama dan alamat penerima. Data source dapat berupa data di Excel,
Access, Contact pada Outlook dan sebagainya. Jadi, isi dari data ini Cuma nama
penerima surat dan alamat atau kelas dan keterangan penerima lainnya.
Langkah-langkah
membuat mail merge adalah sebagai berikut:
1.
Membuat atau Menyiapkan Dokumen Utama Mail Merge
1)
Buka dokumen word dengan kik tombol New,
2)
Buat surat undangan yang akan dibuat mail merge,
3)
Simpan dokumen surat tersebut dengan klik tombol Save As dengan nama file
sesuai keinginan,
4)
Buat dokumen surat undangan menjadi format dokumen Letter, dengan menggunakan
langkah-langkah berikut :
- klik maillings
- klik tombol start mail merge
- klik tombol letter
- klik maillings
- klik tombol start mail merge
- klik tombol letter
2.
Membuat atau Menyiapkan Sumber Data Mail Merge
Kita
membuat data soruce dengan Microsoft Word menggunakan fasilitas tabel. Lakukan
langkah-langkah berikut :
1)
Buka dokumen word dengan klik tombol Select Recepients
2)
Kemudian akan muncul layar seperti dibawah ini!
3)
Halaman diatas telah diisi dengan data seperti yang akan dikirim. Sebelum
memeasukkan data seperti diatas, pastikan terlebih dahulu type recipient
information dengan cara menge KLIK TOMBOL New Entry.
4)
Kemudian pilihlah Field Names yang akan menjadi data.
5)
Bila dirasa cukup dalam memasukkan data, pilih tombol OK untuk menge-save data.
Pilih tempat untuk menyimpan.
3.
Menggabungkan Main Document Surat Mail Merge dengan Data Source
1)
Buka dokumen surat mail merge (Surat Undangan).
2)
Kemudian pilih Mailings > Start Mail Merge > Step By Step Mail Merge
Wizard. Hal ini dilakukan untuk memudahkan dalam membuka file data alamat yang
akan dikirim. Selain itu juga dilakukan untuk memudahkan mengedit jika masih
ada data yang ingin dirubah.
3)
Diatas terdapat beberapa pilihan. Pilih letters, karena yang akan dibuat adalah
mail merge, bukan berupa E-meil messages, Envelopes, Labels dan Directory.
Kemudian pilih Use the current documents, karena dokument master telah dibuat.
4)
Pilih “Select a different list...” untuk menaggabungkan file master dengan file
pendukungnya (berupa alamat yang akan dituju). Pilih file data alamat yang akan
dikirim.
5)
Atau pilih Edit recipient list... untuk mengedit kembali data alamat yang akan
dikirim.
4.
Menyisipkan Data Source ke dalam Main Document Surat
1)
Letakan kursor pada area dokumen yang akan dijadikan tempat menyisipkan field.
Misalnya di bawah Kepada Yth atau pada alamat surat.
2)
Klik tab Mailings
3)
Klik tombol Insert Merge Field
4)
Klik satu field yang ditampilkan pada daftar. Ulangi langkah ke 2 untuk
menyisipkan field yang lain. Nama Field akan ditampilkan pada main document
surat mail merge.
Perhatikan,
tulisan <<nama>> dan <<alamat>> tadi sekarang sudah
berubah menjadi yang seharusnya. Untuk melihat nama-nama lain, tinggal klik
tombol [ << ] dan [ >> ] di panel sebelah kanan. Setelah selesai,
klik Next di panel bagian bawah, untuk menyudahi pekerjaan kita. Jangan lupa,
save pekerjaan anda (Ctrl + S) .
Terimakasih
….
Mohon maaf saya telat mengumpulkan tugas di karenakan modem saya ero